Le secrétariat du Collège

Adresse:
Rue de Crehen, 1
4280 Hannut

Tél. #32 (0)19 51 94 50
Fax : #32 (0)19 51 94 60

email : contact@collegehannut.be

Le secrétariat dévoile ses secrets.

Le secrétariat est le point stratégique de l’école.
Il gère les dossiers scolaires des élèves depuis le mois de septembre et prépare les dossiers pour la venue du vérificateur qui établit une liste des élèves en ordre pour que l’école reçoive une certaine somme d’argent (un subside) par élève.

C’est lui aussi qui distribue les diplômes aux rhétos vers le mois de février et qui prend les coups de téléphone, distribue les cartes d’absences, gère les envois de courriers (+700 lettres à chaque information à transmettre aux parents ou aux élèves). Il s’occupe également de la distribution et du ramassage des manuels scolaires et bien d’autres choses. Le travail ne manque pas !

Il joue aussi un rôle d’interface pour communiquer avec d’autres écoles, par exemple dans le suivi des dossiers des nouveaux élèves et le transfert de ceux-ci. Le secrétariat gère aussi l’élaboration des horaires des classes et des professeurs avec la difficulté que plusieurs d’entre eux travaillent dans d’autres écoles et ont donc plusieurs horaires.

Les relations avec les élèves sont très importantes. L’élève se rend au secrétariat pour mille et une raisons. Quand l’élève a besoin d’un mot de retard pour un professeur, de feuilles d’examen, d’un soin médical ou quand un objet a été oublié par l’élève et qu’il faut lui rapporter en classe, etc.…

Les personnes du secrétariat aiment leur travail pour le contact avec les jeunes et, comme on ne sait jamais de quoi demain sera fait, ils apprécient au passage leur gagne-pain.
Ce sont aussi eux qui décident s’il y a besoin de matériel scolaire; mais ils n’interviennent pas dans les grandes décisions (aménagement de l’école), d’autres organes s’en chargent (le Conseil d’administration, le pouvoir organisateur, la direction ou le conseil d’entreprise). Cependant si cela concerne l’aménagement du secrétariat, ils ont le droit d’émettre un avis.

Le personnel est suffisant même si dans certaines périodes de l’année le travail est plus important et doit être rapidement près. Certains jours, on aspire à une ambiance plus calme.

Le collège ne possède pas un seul secrétariat, il existe d’autres locaux qui gèrent différents domaines.


Par exemple un 2e bureau se trouve également dans le hall. C’est là que travaille Me Gilis. Le travail de ce secrétariat est essentiellement d’établir les horaires des examens et les horaires de cours ainsi que de gérer les absences.

Il y a aussi un 3e bureau, beaucoup moins connu, qui se trouve dans le couloir des croisiers, sous la bibliothèque. Là, Me Deprez gère tout ce qui concerne les dossiers des professeurs tant sur l’aspect des traitements que sur des questions sociales. C’est un peu un centre PMS pour les professeurs. Ce bureau dispose d’un matériel sophistiqué de liaison par parabole lui permettant d’interagir avec le lycée. Cela permet entre autres de gérer à distance le dossier d’un professeur d’un site sur l’autre.